| Version 1.30 tilgjengelig fra
oktober.
Her er ett spørsmål vi fikk på e-post. Svaret
viser noe av det som er mulig fra versjon 1.30
Hei,
Vi er et lite skolemiljø med med tre administrerende sekretærer,
og i tillegg noen få ekstra personer på kontoret.
Jeg leter etter en programvare hvor sekretærer kan legge inn
hendelser/avtaler i en hovedkalender, men bruke forskjellige visninger
basert på gruppens behov.
For eksempel, sekretærene vedlikeholder for tiden separate fakultet og
offentlige hendelser, sports kalender og lunsj kalender.
I tillegg er det en privat Rektor-kalender og Komité-kalendere.
Med hensyn til sport og lunsj kalendere, finnes data andre steder, men
de skriver på nytt denne informasjonen i gjeldende Outlook
kalender. Den ideelle løsningen er at denne info legges inn av
de ansvarlige parter. Disse ansatte,
for eksempel, kunne legge til, sports hendelsene, men skulle ikke være
i stand til å se eller endre i rektors kalender. Sekretærene skulle
deretter kunne skrive ut de forskjellige typer kalendere etter behov.
Har denne Gruppekalender for Exchange disse mulighetene?
Hei!
I oktober slipper vi den neste oppdateringen av vår programvare,
versjon 1.30
Denne programvareversjonen har mange nye muligheter for å endre
oppføringer i felles kalendere. Slik
det er i versjon 1.29 kan du ha mange felles gruppekalendere og disse
grunnprinsipp endres ikke:
- En bruker skriver noe i sin egen personlige kalender
- En kopi dukker opp i en eller flere gruppekalendere.
Imidlertid blir forbedringene at du kan endre måten disse kopiene
kommer fram i felles kalendere.
Dette skjermbildet viser en av mange innstillinger i administrator
verktøyet.
Disse innstillinger endrer fargen på avtalene i felles kalendere (e)
basert på kategori. Så
alle oppføringer som tilhører kategori sort blir vist som grønn i
denne fellesmappen.
Det beste er at du kan ha forskjellige innstillinger for hver
individuelle gruppekalender. Så sportshendelser kan være grønn i
fellesmappen 'hendelser' men usynlig i 'Lunsj' kalender og gul i
kalender for 'Alt'. Farge
er bare en av egenskapene du kan forandre basert på egenskapene fra den
originale oppføringen.
Andre muligheter er å skjule eller endre emnet og tekst, endre farge
på ord i emnet og skjule disse oppføringer basert på nøkkelord.
Med hensyn til tilgangsrettigheter, kjører Exchange GruppeKalender på
en Exchange server. Exchange har de nødvendige miligheter til å
kontrollere hvem som kan få tilgang til hva. Hvis du kan lage
alminnelige avtaler usynlig for noen brukere på en slik måte at de
ikke en gang vet at de eksisterer, men fremdeles kan du la avtalene de
skriver inn i den personlige kalender vises der på samme måte som de
kan se den i kalendere de har tillatelse til å se.
Så når du bruker vår programvare, trenger du ikke å legge inn
informasjon i forskjellige kalendere. Alle skriver den i sin egen
personlige kalender og ved bruk av nøkkelord eller kategori, vil EXCGK
applikasjonen behandle avtalene og plassere hendelsene i den korrekte
felleskalenderen(e) ( 1 til nærmest ubegrenset).
Noen vil være synlig for alle og noen synlige for de få utvalgte. I
noen kalendere blir ikke hendelsen lagt inn, i andre kalendere legges
hendelsen inn ubemerket eller forandret.
Det er mange måter å få til nøyaktig hva du ønsker med de nye funksjonene.
En ting til. Når du skriver all informasjon i den personlige kalender,
fylles den av avtaler du ikke ønsker å se. Outlook har en mulighet
kalt Vis & Filter som du kan bruke for å gi deg forskjellige
visninger av informasjonen i din egen kalender. Du kan lage mange
visninger(*), hver av disse kan vise kun den informasjonstypen du vil at
den skal vise deg. Så hvis du skriver sportsheldelser og bruker et
nøkkelord i emnet eller en kategori for disse hendelser, kan den vise
bare disse hendelser eller alt annet enn denne kategori eller
nøkkelord.
Hvis du trenger hjelp (det er ikke vanskelig selv om det er nytt for deg)
med implementering, kan du sende meg en nøyaktig ønskeliste på
formen: Hanne holder på med sport og skal ikke ser 'rektors ledig tid'
kalender men skulle se 'Hendelser' kalender så skal jeg
komme med råd for hvordan du kan lage og hvilke innstillinger du
trenger for her kalender.
(*) Lage
visninger i Outlook
1
OL2000 Velg: Vis / Gjeldende Visning / Definer
visning
OL2003 Vis, Sorter Etter, Gjeldende
visning , definer visning
2 Klikk Ny og gi den et navn (Som sportshendelser)
3 Velg Dag/Uke/Måned
4 klikk Filter knappen
Nå kan
du bruke mulighetene med filter for å sette sammen det du ønsker å
vise. (Kategori inneholder Sport)
I Outlook 2003 Høyre klikk på en knapperand og velg avansert for å
få en liste over alle visninger du har laget.
I Outlook 2000/2002 velg Vis - Verktøy - Avansert.
|
Exchange 
